Úřední deska – Úvod
Úřední deska Munis má čtyři procesní okruhy:
- Evidence požadavků na vyvěšení a realizace schvalování těchto požadavků
- Evidence úřední desky s automatickým upozorňováním na svěšení
- Úprava dokumentů pro prezentaci úřední desky na internetu
- Prezentace úřední desky na internetu
Evidence úřední desky
Všechny úkony spojené s úřední deskou obecně začínají požadavkem, který může do modulu Úřední deska Munis zavést v podstatě kterýkoliv pracovník úřadu. Přijde-li podnět z vnějšku (žadatel o vyvěšení či změnu stojí mimo úřad), pak zavede požadavek do modulu odpovědný pracovník.
První procesní okruh začíná založením požadavku na vyvěšení. Ten může do modulu Úřední deska Munis zavést v podstatě kterýkoliv pracovník úřadu. Přijde-li podnět z vnějšku (žadatel o vyvěšení či změnu stojí mimo úřad), pak zavede požadavek do modulu odpovědný pracovník.
Požadavek na vyvěšení dokumentu může být do modulu Úřední deska Munis předán i z jiných modulů IS Munis. Nejčastěji se tak děje z modulu Kancelář, který slouží pro vedení spisové služby úřadu.
Všechny zavedené požadavky musí projít procesem schvalování, který obsahuje ověření oprávněnosti požadavku a kontrolu formální správnosti obsahu vyvěšení. Při zjednodušeném vedení evidence úřední desky, kdy zápis požadavků, jejich schvalování a většinou i realizaci vyvěšení provádí jedna osoba, lze již při zápisu požadavku nastavit, že je požadavek schválen.
Je-li schválen požadavek, dostane okamžitě osoba provádějící příslušné úkony pokyn prostřednictvím modulu Úřední deska Munis k zpracování požadavku. Jeho provedení pro klasickou úřední desku se potvrzuje jedním stiskem příslušného tlačítka.
Pokud vyprší doba vyvěšení dokumentu, dává modul ihned zprávu provádějící osobě, že je třeba příslušné dokumenty svěsit fyzicky z klasické úřední desky.
Díky elektronické evidenci v modulu Úřední deska Munis lze kdykoliv přímo vytisknout aktuální seznam vyvěšených dokumentů (tzv. svodka). Navíc je možné prohlížet a tisknout i historické pohledy a vyhledávat vyvěšení v libovolných obdobích podle různých kritérií.
Verze modulu Úřední deska Munis
Modul Úřední deska Munis je dodáván ve dvou verzích:
- Základní verze pro evidenci úřední desky bez on-line vazby na elektronickou prezentaci – tato verze je vhodná pro uživatele, kteří nechtějí využívat služeb portálu iMunis, ale začlení si elektronickou prezentaci obsahu úřední desky do vlastních www stránek
- Nástavbová verze (eDeska) s on-line vazbou na elektronickou prezentaci – tato verze umožňuje splnit všechny nároky kladené legislativou nového Správního řádu a dalších souvisejících zákonů a metodik bez nutnosti dalších investic
Prezentace úřední desky na internetu
Pokud obec bude chtít používat svoje současné www stránky pro elektronickou úřední desku, musí zajistit:
- Stálou shodu obsahu klasické úřední desky (papírové) a její internetové prezentace. To může být problematické, pokud se dokumenty ke zveřejnění na internetu předávají další osobě – např. tvůrci www stránek obce (možnost vyvěsit dokument musí být zajištěna i v případě nepřítomnosti správce)
- Shodu obsahu jednotlivých vyvěšení na klasické desce a na její internetové prezentaci. Je třeba zajistit věrohodnost a nezpochybnitelnost vyvěšovaných dokumentů, např. pomocí zaručeného elektronického podpisu
Protože jsme si vědomi technických a organizačních obtíží, které mohou nastat při realizaci internetové úřední desky vlastními silami obce, nabízíme možnost využít službu elektronické úřední desky na portálu iMunis. Vyvěšení dokumentu na portálu iMunis je zajištěno přímo z modulu Úřední deska. Modul nabízí nástroje na převod dokumentů do formátu PDF (formát vhodný pro přímé prohlížení dokumentu na všech běžných počítačích). Dále je možné využít kvalifikovaného certifikátu pro připojení elektronického podpisu, což umožní občanům ověřit si pravost dokumentu a ochrání dokument proti neoprávněným dodatečným změnám. Občané mohou přistupovat nejen k aktuální úřední desce, ale také prohlížet historické obsahy úřední desky.
