Evidence oznámení – Popis funkcí
Hlavním přínosem programu je přehledná evidence podaných oznámení. Pro jednodušší zaznamenání základních údajů o oznámení je možné využít celé řady číselníků, zejména číselníky funkcionářů, funkcí a orgánů. To zajistí rychlejší práci při vkládání údajů, kdy se nemusí tyto údaje z oznámení přepisovat, a navíc menší náchylnost k překlepům. Využití číselníků je však pouze fakultativní, takže při malém množství funkcionářů na menších úřadech, není třeba si všechny tyto číselníky připravovat a je možné rovnou vkládat údaje ručně.
Do programu je možné uložit i samotné oznámení v elektronické podobě a připojit ho k základním údajům. Toto lze využít např. v případě, kdy přijde oznámení prostřednictvím elektronického podání opatřeného zaručeným elektronickým podpisem. Pro účely zveřejnění registru prostřednictvím veřejné datové sítě Internet lze převést do elektronické podoby a připojit k popisným datům i papírová oznámení.
Papírové oznámení se do elektronické podoby převede prostřednictvím skeneru. Skenovat lze přímo z programu, kde je implementována podpora pro zařízení s rozhraním TWAIN, což všechny standardní skenery splňují. Díky jednoduchému a intuitivnímu průvodci není uživatel zatěžován složitým uvažováním o správném nastavení skenování. Zároveň tak nedochází k vytváření nadměrně velkých souborů, jejichž prezentování prostřednictvím veřejné datové sítě by mohlo být problematické. Výstup je automaticky převáděn do úsporných a obecných formátů, jako jsou JPG, PNG nebo PDF.
Funkčnost modulu Evidence oznámení Munis je řešena podobným způsobem jako u modulu Úřední deska Munis, tj. prostřednictvím portálu iMunis. Pověřený uživatel vyvěsí informace na portálu iMunis pomocí tzv. synchronizace, kdy jsou údaje z místní aplikace zabezpečenou (šifrovanou) komunikací přenášeny do databáze uvedeného portálu. Synchronizaci uživatel provede jedním tlačítkem. Mezi hlavní výhody tohoto řešení patří:
- úřad není zatížen provozováním vlastního webového serveru pro prezentování údajů
- je snadná integrace do standardních webových stránek úřadu pomocí jednoduchého odkazu
- zabezpečená šifrovaná komunikace zaručuje ochranu osobních dat
Elektronická podoba registru oznámení nesmí být nikomu přístupná bez předchozí písemné žádosti o nahlížení. Zákon přímo stanoví cestu, a to prostřednictvím udělování uživatelského jména a přístupového hesla k nahlížení do registru. Modul Evidence oznámení Munis tuto funkci umožňuje. Neoprávněným přístupům k informacím bez předchozí žádosti je tedy na portálu iMunis zamezeno nutností zadat uživatelské jméno a heslo.
Písemné žádosti o nahlížení do registru oznámení jsou v programu evidovány. Žádosti lze tisknout jak s předvyplněnými údaji žadatele, tak v čisté podobě, kterou si žadatel posléze může vyplnit ručně.
Modul eviduje také podaná sdělení o nepravdivosti nebo neúplnosti údajů v oznámeních. Upozorňuje evidenční orgán na lhůtu 30 dní ode dne obdržení sdělení, kdy je třeba odpovědět tomu, kdo sdělení podal.
