SMiS – Zkušenosti zákazníků

Obec Lety

Obec Lety se nachází ve Středočeském kraji, asi 25 km od Prahy, v malebném údolí řeky Berounky. Okolí obce je turisticky velmi atraktivní. Nedaleko obce je hrad Karlštejn, lom Mořina, Karlické údolí, CHKO Český kras. V roce 2003 byla obec Lety vyhlášena Vesnicí roku ve Středočeském kraji. Obec má přibližně 850 stálých obyvatel a asi 350 rekreačních objektů. V současné době se díky nádhernému okolí staví nové rodinné domy a stálých obyvatel přibývá.

V prosinci roku 2000 jsme museli přestěhovat obecní úřad z budovy, ve které sídlil, na náves do rekonstruovaného objektu, protože se původní budova musela vrátit v restitučním řízení. Z důvodů nedostatku prostorů nebylo možné přestěhovat starou a již nevyhovující centrálu veřejného rozhlasu do nové budovy obecního úřadu. Na novou modernější centrálu neměla obec finanční prostředky. Povodeň v srpnu 2002 zničila definitivně nejen starou centrálu, ale i část vedení veřejného rozhlasu. Uvažovalo se o novém bezdrátovém veřejném rozhlasu, což se, bohužel, opět z finančních důvodů nepodařilo realizovat. Všechny informace, které se týkaly občanů, jsme proto vyvěšovali na úředních vývěskách a informačních tabulích, kterých máme celkem dvanáct. Bohužel někteří občané vývěsky a tabule nečtou, tím dochází ke špatné informovanosti.

V roce 2002 byla obec postižena povodní. Bylo zatopeno 93 domů a evakuováno 240 osob. Nejvíce byla postižena budova mateřské školy, která musela být zbourána.

Krizové situace vyžadují okamžité informování obyvatel, což by umožnilo zabránit některým zbytečným škodám. Byli jsme proto rádi, když firma Triada přišla s nabídkou systému pro hromadné rozesílání SMS po internetu. Myslíme si, že v současné době má téměř každý mobilní telefon, a tak věříme, že i obyvatelům naší obce bude tato služba vyhovovat. Dostanou se včas k informacím, které se jich týkají. Informační systém je možné využít nejen pro případy krizové situace, ale i pro rozesílání běžných obecních informací například ohledně výpadků proudu. Z toho vyplývá, že v podstatě doplňuje či nahrazuje vývěsní službu. Proto jsme začali uvedený informační systém iMunis SMiS zavádět.

Prvním informačním kanálem, který jsme zřídili bezplatně, je kanál KRIZE. Do tohoto kanálu se může přihlásit každý občan z naší obce. Pro srovnání důležitosti tohoto krizového kanálu uveďme nějaká čísla: Pokud by se teoreticky přihlásili všichni letovští občané, myslíme samozřejmě jeden z průměrně tříčlenné rodiny, a v době krize by obec zaslala každému 60 SMS zpráv (informace každé dvě hodiny po dobu pěti dnů), výdaje s tím spojené by byly necelých 30 000 Kč. Tato suma je určitě jen zlomkem případných ztrát a škod, které by mohly vzniknout, pokud informaci občané nedostanou včas.

Dále máme informační kanál AKTUALITY, který by měl být částečně hrazen občany. Výhodou tohoto kanálu je to, že občané nemusí věnovat pozornost vývěskám a ani nemusí být přítomni v obci. Pokud by byly informace vyhlašovány rozhlasem, informovanost by nebyla tak vysoká, jako u této služby SMS zpráv přes internet.

Pro informování občanů jsme zvolili reklamu v místním časopise (úryvek):

...většina z vás je již vybavena symbolem dnešní doby -- mobilním telefonem, na jehož displeji se vám může včas objevit důležitá informace, a to nejen v době krize (ohrožení v době zvedající se hladiny řeky Berounky, jakékoli ekologické havárie apod.).

Rozesílání SMS zpráv je však možné využít také v běžném provozu, a to například k rozesílání informací typu hlášených vypnutí elektrického proudu, odstávky vodovodu, ale i dalších běžných informací, které jsou vyvěšovány na úředních deskách.

Přihlášení k odběru informační SMS zpráv je velmi jednoduché. Připravili jsme pro vás zatím dva informační kanály:

1) AKTUALITY

Odběratelům, kteří se do tohoto informačního kanálu přihlásí budou rozesílány informace, které se typicky objevují na vývěsních tabulích. Protože se jedná o nadstandardní způsob informování obyvatelstva, bude tento kanál zpoplatněn. Částka předplacení odběru textových zpráv bude stanovena pro každý rok zvlášť dle předpokládaných nákladů...

...po přihlášení je potřeba uhradit 50 Kč. Do VS napište číslo vašeho mobilního telefonu. Jakmile dojde příslušná platba na účet, budete automaticky dostávat všechny důležité informace, které budou posílány prostřednictvím tohoto informačního kanálu.

2) KRIZE

Přihlášení je stejné jako u informačního kanálu Aktuality, avšak odběr zpráv je v tomto případě zcela ZDARMA...

Kromě uvedených informačních kanálů pro veřejnost máme zřízeny další kanály pro vnitřní komunikaci, například pro členy obecního zastupitelstva, kteří jsou neuvolněni pro svoji funkci, nebo pro povodňovou komisi.

Město Poděbrady

Poděbrady jsou menším lázeňským městem s velkým množstvím zeleně skládající se z udržovaných parků, lesoparků a lužního lesa. Město má přibližně 13 000 obyvatel a leží 50 km východně od Prahy na dnešním konci dálnice D11, která se svými přivaděči znamená silný silniční provoz. Městem protéká řeka Labe, do níž se vlévá Cidlina. Jak konec dálnice tak řeka Labe jsou nositeli určitého rizika. Řeka se pravidelně částečně vylévá ze svého koryta až k městské části Polabec. Kruhové objezdy představují riziko pro nákladní cisterny a ty potom ekologické nebezpečí s různým dopadem podle svého obsahu.

Život obce přináší různé nepředvídané a nepředvídatelné situace, které je nutno řešit rychle a přitom nezatěžovat časovou náročností doprovodných činností zainteresované pracovníky. Všichni máme v paměti povodně posledních let, které napáchaly mnoho škod. Jejich výše je do jisté míry závislá i na informovanosti různých výborů, ale i široké veřejnosti. Toto je jenom příklad možného využití služby pro hromadné rozesílání SMS zpráv. V naší obci situace takového rozsahu nenastala, ale menší obdoby přicházejí.

Krátce před zasedání zastupitelstva obce se objevil náhlý a neodkladný požadavek doručení konkrétní důležité zprávy zastupitelům, na který museli ještě před vlastním jednáním reagovat. Zpracování tohoto požadavku značně zatížilo pracovníky telefonáty v době, kdy dopracovávali písemné podklady pro dané zasedání. Navíc v zastupitelstvu je mnoho lékařů a učitelů. Tyto profese bývají velice často nedostupné na telefonech. Proto vedení úřadu pověřilo informatiky řešením tohoto problému. Naše vedení je velice dobře informováno o novinkách v komunikačních technologiích, a proto přímo zadalo řešit problém pomocí služby na hromadné rozesílání SMS zpráv.

Zadané služby provozuje více dodavatelů. Provedli jsme srovnání jak z hlediska finanční náročnosti, tak z hlediska rozsahu poskytovaných služeb. Výsledkem bylo doporučení pořízení aplikace iMunis SMiS od firmy Triada. Při výběru jsme dále vzali v úvahu ochotu firmy akceptovat a realizovat připomínky vznesené uživatelem a zkušenosti z rozsáhlé spolupráci s firmou Triada.

Rozsah možností komunikace jsme rozdělili na tři základní skupiny:

• komunikace mezi úřadem a vedením města
• komunikace mezi úřadem a zastupiteli města
• komunikace mezi úřadem a občanskou veřejností

Každá komunikace obsahuje několik komunikačních kanálů. Jsme si vědomi, že naléhavá potřeba této služby nemusí nastat v dohledné době, ale jak říká jedno přísloví: Štěstí přeje připraveným. V této souvislosti lze ještě vidět podobu se zálohováním dat, což je činnost, která spotřebuje mnoho času a prostoru na ukládacích mediích a je z 95 %, možná i z více, zdánlivě zbytečná. Ale malé procento případů, které zbývá, mnohonásobně nahradí vynaložené úsilí.

Protože služba iMunis SMiS je provozována na prostředcích mimo naši lokalitu, je tím do jisté míry zajištěna nezávislost na místních komunikačních technologiích. Přistupovat ke službě (rozesílat hromadné SMS do určitých kanálů) mohou pouze vybraní pracovníci. Ti však mohou využívat jen kanály, ke kterým mají povolení. Rozeslat SMS zprávu je možné pomocí mobilního telefonu nebo přes internetové služby z kteréhokoliv počítače, jenž je připojen na internet.

Veřejnost je vhodné informovat o nové službě účinným způsobem. Sám občan si potom vybere, zda se chce zaregistrovat. Postup registrace je umístěn na našich WWW stránkách a dále jsme jej uveřejnili v místních novinách. Jako mimořádná příležitost se nám naskytlo rozesílání předpisů k poplatkům za komunální odpad. Na rub tohoto dopisu jsme natiskli postup přihlášení do služby se stejným obsahem jako je na WWW stránkách.

Využitím služby iMunis SMiS chceme dosáhnout včasnou informovanost různých výborů, zastupitelů, vedení města, ale především našich občanů.